Invoice là gì? Các lỗi bạn cần tránh khi thực hiện lập Invoice

Invoice là gì? Mục đích sử dụng Invoice là gì? cũng như những lưu ý cần thiết khi lập một Invoice sẽ là nội dung chính được bài viết giải đáp, gửi đến người đọc. Từ những kiến thức cơ bản nhất của Invoice, mong rằng bạn đọc sẽ không còn bỡ ngỡ khi nghe đến nó và biết cách sử dụng nó.

1. Invoice là gì?

Invoice được viết đầy đủ là Commeericial Invoice, còn được viết tắt (CI) có nghĩa là hóa đơn thương mại. Invoice được phát hành từ người bán cho người mua. Bên cạnh đấy, nó còn là sự giao dịch giữa buôn bán, cũng như có nêu rõ về các sản phẩm, số lượng, tổng giá cả các sản phẩm.

Invoice trong xuất nhập khẩu cũng được gọi là hóa đơn, một loại chứng từ rất quan trọng, được dùng đến trong hoạt động mua bán hàng hóa. Tính riêng với lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì hóa đơn bán hàng sẽ do người bán tự lập ra với  form của mình, chứ không phải theo khuôn mẫu form của Chi cục Thuế hay của cơ quan nhà nước nào cả (nó khác với hóa đơn bán hàng lưu hành trong nước). Trong đó, một hóa đơn xuất nhập khẩu được yêu cầu phải thể hiện đủ các thông tin sau: nội dung về số hóa đơn; ngày hóa đơn; người bán; người mua; mô tả hàng hóa; số lượng; đơn giá và tổng số tiền. Invoice  là một trong những chứng từ, có vai trò quan trọng để bạn có thể tiến hành thanh toán; đóng thuế; khai hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nội dung đầy đủ, chứng minh cho một Invoice đầy đủ là khi trên có các nội dung sau:

  •        Tiêu đề + Số Invoice + Date
  •        Thông tin người xuất khẩu (Shipper)
  •        Thông tin người nhập khẩu (Consignee)
  •        Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)
  •        Tên tàu và số chuyến trên Booking (Vesel / Voy)
  •        Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau)
  •        Số container + số seal
  •        Cảng xuất hàng (Port of Loading)
  •        Cảng nhập hàng (Port of Discharger)
  •        Mô tả hàng hóa (Description of goods)
  •        Số lượng hàng hóa (Quantity)
  •        Đơn giá (Unit Price)
  •        Tổng tiền bằng số và chữ (Amount & Say total)

Trên chứng từ cũng phải được điền đầy đủ thông tin, trước khi đem khai báo với bên hải quan về thông tin của:

  •        Các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển.
  •        Hàng hóa được vận chuyển (Các điều khoản thương mại quốc tế Incoterms).
  •        Mục đích sử dụng: Kinh doanh, sản xuất.
  •        Nơi sản xuất (xuất xứ) và HS CODE cho những hàng hóa đó.
  •        Hóa đơn thương mại, thường sẽ phải thể hiện đầy đủ xác nhận của người bán, trong đó bao gồm có cả chữ ký.

Các bạn lưu ý nhé, Invoice bản chất của nó không phải là một chứng từ sở hữu hàng hóa, nó chỉ là chứng hàng hóa khi mà nó có chứng từ được đính kèm, trong việc chứng minh trong thanh toán hàng hóa, từ nhập nhập khẩu (nghĩa là người mua).

Tiếp đến, về số lượng bản sao liên quan đến hóa đơn, trong đó bao gồm cả bản sao và bản chính rất cần thiết trong quá trình giao hàng, theo đó phải có sự đồng ý từ bên người khẩu.

Hiện nay, khi nói về hóa đơn thương mại thì sẽ thấy nó được phát hành với 1 bản gốc và có 2 bản sao, dù mỗi nước quy định pháp luật riêng về việc số lượng hóa đơn được phát hành và thường là không hạn chế, nhưng mà các nước thường sẽ chỉ phát hành 3 bản như trên. Việc có hóa đơn thương mại thực sự là rất cần thiết, nhất là trong quá trình nhập khẩu, giúp người mua có thể khai báo được với bên Hải Quan khi họ yêu cầu.

2. Mục đích sử dụng của Invoice

Qua những phân tích chính về Invoice, mà chúng tôi đã nêu ở trên chắc hẳn các bạn cũng đã có thể hình dung được mục đích sử dụng của nó rồi đúng không ạ?

Chúng ta hãy cùng công nhận với nhau, Invoice có mục đích chính là để làm chứng từ thanh toán, đây là cách mà người bán có thể đòi tiền được người mua. Bên cạnh đấy, người mua cũng sẽ sử dụng Invoice này để chứng minh với lực lượng hải quan là đó hàng hóa của tôi, tôi được phép nhập khẩu nó về để sử dụng.

Hiểu cụ thể hơn, là “tôi bán cho mặt hàng, có giá tiền như thế này, trên hóa đơn đã có đủ thông tin chứng minh về hàng hóa rồi, anh hãy trả tôi số tiền mà trên hóa đơn ghi để có thể nhận hàng”.

Để mục đích sử dụng Invoice, được rõ ràng thì yêu cầu trên đấy phải thể hiện đầy đủ thông tin:

  •        Số tiền phải thanh toán là bao nhiêu?
  •        Các điều kiện có đi kèm khác liên quan đến hàng hóa, số lượng và điều kiện thanh toán

3. Các lỗi bạn cần tránh khi thực hiện lập Invoice

Trong quá trình lập một hóa đơn, ai cũng sẽ có lúc mắc lỗi, chỉ là lỗi đó nặng hay nhẹ và mức độ ảnh hưởng ra làm sao? Tuy nhiên, quan trọng là người lập hóa đơn phải thực sự chú tâm và nhận ra cái sai để sửa. Dưới đây là những lỗi cơ bản cần tránh nhất, khi bạn lập một Invoice.

  •        Trên Invoice không được mắc lỗi không thể hiện về điều kiện giao hàng: kèm theo cảng xuất (FOB), kèm tên cảng nhập (CIF).
  •        Không được thiếu người xuất khẩu bán hàng, theo đơn giá giao hàng. Ví dụ như: không được chỉ ghi tên cảng nhập khẩu mà thiếu mất tên cảng xuất, cũng như các chi phí sẽ phải thanh toán tiếp theo.
  •        Nếu như bên giao hàng nước ngoài, bán hàng có chiết khấu, thì trên Invoice không được chỉ ghi giá thực mà thiếu đi số tiền được chiết khấu.
  •        Trên Invoice tránh việc mô tả về hàng hóa không rõ ràng
  •        Thiếu một số thông tin, thể hiện yêu cầu riêng.
  •        Invoice không được phép gộp nhiều mặc hàng vào trong cùng một loại,…

Invoice có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, theo đó khi làm về công việc này thì người lập Invoice cần phải thực sự chú ý, cẩn thận, bởi chỉ vì một sơ xuất nhỏ thôi cũng có thể khiến cho cả đơn hàng đó không được giao dịch, hoặc là bất lợi cho cả hai bên về mặt trao đổi hàng hóa, cũng như bên nhận hàng có thể nhập hàng về nước.

Với các nội dung trên, bạn đọc đã hiểu Invoice là gì chưa? là một nhà kinh doanh, hoặc là một người tìm hiểu về nền kinh tế thì các bạn đừng bỏ những thông tin trong bài viết các bạn nhé. Bởi nó là một kiến thức hay, cần thiết cho việc thực hiện giao dịch, kinh doanh.

vanncaldwell.com-Định nghĩa

Invoice là gì? Các lỗi bạn cần tránh khi thực hiện lập Invoice
Rate this post

Leave a Reply